Reparaturauftrag

Hier sehen Sie eine Übersicht aller Reparaturauftragsschritte.

Reparaturauftrag anlegen

Für das Anlegen eines Reparaurauftrages kann es mehrere Ursachen geben:

  1. Ein Kunde ruft an - In diesem Fall ruft der Kunde selber an und gibt eine Reparatur in Auftrag. Dieser Fall ermöglicht Ihnen die leichteste Auftragserstellung, da Sie alle relevanten Auftragsdaten direkt vom Kunden bekommen können.
  2. Ein externes Callcenter ruft an - In diesem Fall ruft ein externes Callcenter (meist der Hersteller oder Händler des kaputten Geräts) an, nachdem der Kunde bei diesem Callcenter die Reparatur in Auftrag gegeben hat. Hat das Callcenter alle relevanten Auftragsdaten für Sie aufgenommen, können Sie diese vom Callcenter übernehmen. Ist dies die Ursache für den Reparaturauftrag müssen Sie später zusätzliche Felder ausfüllen.
  3. Kaputte Ware kommt einfach an - In diesem Fall hat der Kunde das defekte Gerät einfach losgeschickt und beim Wareneingang fehlte die Reparaturnummer. Nun muss ein Auftrag nachgepflegt werden und der Kunde für die Auftragsdaten kontaktiert werden.

In allen drei Fällen legen Sie einen neuen Vorgang vom Typ "Reparaturauftrag" an.

 

Relevante Auftragsdaten einpflegen

Nun müssen Sie die Adresse des Kunden und das defekte Gerät im Zustand "neu" und in der Menge "1" zum Vorgang hinzufügen. Wenn es sich bei dem Kunden um einen neuen Kunden handelt, müssen Sie zunächst eine Adresse für diesen Kunden anlegen (Kundenadresse anlegen). Außerdem müssen Sie noch die Seriennummer des Kundengerätes über das Webpart Kundengerät Seriennummer einpflegen.

 

Zusätzliche Auftragsdaten einpflegen

Falls der Beleg an einen internationalen Kunden/Hersteller geht müssen Sie ggf. die Belegssprache auf z.B. englisch ändern. Dies können Sie entweder direkt auf der Adressseite des Kunden über das Webpart Allgemeine Einstellungen, indem Sie die Vorgangssprache z.B. auf englisch stellen, oder Sie ändern die Belegssprache direkt am Vorgang über das Webpart Vorgangsinformationen.

Falls der Kunde bereits vorher beim Hersteller oder Händler angerufen hat, um die Reparatur aufzugeben allerdings trotzdem bei Ihnen den Auftrag in Arbeit gibt, hat er möglicherweise von diesem eine Referenznummer erhalten. Diese können Sie über das Webpart Auftragsdaten einpflegen. Nun können Sie sich mit dem Hersteller oder Händler über weitere Reparaturauftragsinformationen austauschen. Bitte beachten Sie, dass Sie nun möglicherweise auch das Auftragsdatum des Herstellers oder Händlers übernehmen müssen. Denselben Vorgang sollten Sie durchführen, wenn der Reparaturauftrag von einem externen Callcenter bei Ihnen eingegangen ist.

Sollte der Kunde eine andere Lieferadresse als Rechnungsadresse angibt, sollten Sie diese nun auf der Adressseite des Kundens editieren (Adresswebpart Lieferanschrift).

Außerdem müssen Sie nun die Abrechnungsgruppe eintragen. Dies kann entweder der Kunde oder ein Hersteller sein und gibt an, ob gegen den Kunden oder gegen den Hersteller abgerechnet wird.

Nun sollten Sie noch überprüfen, ob Sie für den Auftrag einen speziellen Ansprechpartner haben. Dies kann zum Beispiel der Fall sein, wenn Sie für eine Firma(der Kunde) ein Gerät reparieren. In diesem Fall können Sie auf der Adressseite des Kunden über das Webpart Ansprechpartner den Ansprechpartner eintragen. Sie sollten auf jeden Fall auch eine Telefonnummer für den Ansprechpartner hinzufügen, um diesen direkt zu erreichen.

 

Artikeldaten einpflegen

Nachdem Sie alle Auftragsdaten eingepflegt haben, müssen Sie die Artikeldaten, die für die Reparatur relevant sind, einpflegen. Pflegen Sie also über das Webpart Fehlerbeschreibungstext die Fehlerbeschreibung des Kunden ein. Füllen Sie außerdem das Webpart Artikeldaten aus. Vor allem bei einem Garantiefall sind Produktions- und Kaufdatum relevant.

Außerdem sollten Sie auch den Händler, bei dem der Kunde das Gerät gekauft hat, einpflegen. Dies können Sie über das Webpart Händleradresse tun.

 

Auftrag in einen RMA-Status buchen

Zuletzt müssen Sie den Reparaturauftrag in einen RMA-Typ buchen. Die RMA-Typen und was sie bedeuten finden Sie hier.

Bitte beachten Sie außerdem, dass die gebuchte Vorgangsnummer die Reparaturnummer, die später für den Wareneingang entscheidend sind.

Letzte Änderung: 03.09.2018

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